Pregleda (19)

Prednosti e-dokumentacije

Elektronsko upravljanje podacima omogućava svim učesnicima projekta pregled i dostupnost dokumenata u svim fazama planiranja, projektovanja i izvođenja, čime se smanjuju greške pri upravljanju, kontroli i arhiviranju.

Najefikasnije rešenje za ažurno i kvalitetno upravljanje raznim tipovima dokumenata jeste njihovo prevođenje u elektronski oblik. Electronic Document Management System (EDMS) je naziv za tip softvera namenjen upravljanju dokumentima u elektronskom okruženju. Uvođenje ovakvih sistema rešava probleme prevođenja dokumenata u elektronski oblik, njihovog skladištenja, pretraživanja i zaštite baza dokumenata. Šire posmatrano, EDMS se sastoji od softverskih rešenja, potrebnog hardvera i procedura rada koje je neophodno propisati da bi EDMS zaživeo.

Pogrešno bi bilo primenu savremenih informatičkih koncepata u poslovanju vezivati isključivo za privredne grane kakve su informatika i elektronika, koje su omogućile informatički bum. Oni primenu nalaze u svim segmentima poslovanja. Prednosti koje donosi uvođenje EDMS sistema možemo sagledati i na primeru tradicionalnih privrednih grana, kakvo je građevinarstvo.

Precizne odluke

Projektovanje i izvođenje građevinskih objekata podrazumeva višegodišnji rad velikog broja osoba raznih stručnih profila, koji se često obavlja na veoma udaljenim lokacijama. Elektronsko upravljanje podacima omogućava svim učesnicima projekta pregled i dostupnost dokumenata u svim fazama planiranja, projektovanja i izvođenja, čime se smanjuju greške pri upravljanju, kontroli i arhiviranju. Uz pomoć EDMS-a povećava se kvalitet, smanjuju troškovi i optimizuju vremenski rokovi. Rešenje za sveobuhvatno savremeno upravljanje projektima i akterima u gradnji jeste integracija sistema upravljanja planovima i dokumentacijom, upravljanja procesima, arhiviranja i komunikacija u okviru projektnog i izvođačkog tima. Svi podaci vezani za jedan projekat šalju se u centralnu bazu podataka, a klijentima se omogućava dostupnost najaktuelnije verzije projektnih dokumenata. Pristup podacima iz baze nezavisan je od lokacije klijenta i postiže se upotrebom servisa interneta ili kompanijskog intraneta. Time se podstiče mobilnost i nezavisnost kretanja, npr. na gradilištu, uz istovremeno praćenje terminskih planova. Omogućava se brz pristup podlogama glavnih izvođačkih planova, vršenje izmena koje situacija na terenu nalaže i unošenje tih izmena u sve faze dokumentacije. Povećava se i efikasnost pretraživanja željenih podataka, čime se postižu znatne uštede u transportu dokumentacije i vremenu izlišno utrošenom na sastanke. Izvođači na gradilištu su direktno povezani sa projektantskim timom, tako da se izmene prate u realnom vremenu, čime se dobija aktuelna verzija izvedenog i projektovanog stanja na gradilištu. Unapređenja idu dotle da video kamere locirane na šlemovima radnika prenose sliku sa gradilišta direktno u biro, odakle se prati i koordinira napredovanje radova.

Novi modeli timskog rada

Putem pomenutog sistema organizacije rada i praćenja faza rada otvaraju se novi modeli timskog rada, što omogućava brz protok podataka. Distribucijom dokumenata upravlja tzv. digitalni menadžer dokumenata, koji, sem dostupnosti podataka, obezbeđuje i sigurnosne sisteme. Razvoj informacionih sistema unapredio je komunikaciju u biroima. Informacije i planovi se mogu slati putem e-maila, organizovati i dokumentovati. Primena video konferencije štedi vreme i novac, bilo u razgovorima između odeljenja iste firme u različitim delovima sveta, bilo u grupnom radu na projektima sa partnerima. Dodelom prava pristupa dokumentima, rukovodilac radne grupe osigurava pristup svim projektima i mogućnost da se na njima radi na svakom kompjuteru.

Poznat je primer biroa arhitekte Normana Fostera, slavom ovenčanog projektanta novog aerodroma u Hong Kongu, koji je iskoristio EDMS sistem i činjenicu da dan ima 24 sata, a da radno vreme na Zapadu traje ukupno 9 sati uz sat vremena pauze. Sem svog projektnog biroa u Londonu, otvorio je još dva biroa, jedan u Americi, drugi na Dalekom istoku, tako da vremenska razlika između lokacija iznosi tačno 8 časova. Kod velikih projekata sva tri tima rade tako da nasleđuju i razrađuju posao koji je prethodni tim uradio tokom radnog vremena, a po završetku rada podloge predaju narednom timu. Onih sat vremena kada se radna vremena preklapaju služi za transfer crteža brzim internet konekcijama i za video sastanke. Tako je postignut kvalitet nezamisliv u oblasti umnog rada i 24-časovni rad u smenama.

Autor: Miloje Sekulić

Izvor: PoslovnaZnanja.com