Pregleda (9)

Ukoliko ste u biznisu, dugoročno gledano, Vaš cilj ne treba da bude da radite 25 sati sledećih 20 godina! Svakako, u prvoj fazi rada kompanije većinu operativnih i strateških stvari radite Vi. Dugoročno gledano, vaš cilj je da postavite sistem koji funkcioniše i donosi profit, pri čemu operativne poslove rade vaši saradnici, dok vi kontrolišete i upravljate brodom.

Organizacija

Jasno proizilazi da je ključ za ostvarenje strateški dugoročnog cilja zaposlenje adekvatnih kadrova, strateško lociranje poslovnog prostora i funkcionalna organizacija poslovanja. Ovom temom bavi se čitav niz stručnjaka raznih profila i o njoj su napisane mnoge dobre knjige. Ipak najveća pažnja poslednjih godina poklanja se pitanju organizacije vremena i da li postoji formula po kojoj dobrom organizacijom završavate gomilu posla u okviru predviđenog radnog vremena.

Evo nekoliko praktičnih saveta koji će vam pomoći da bolje organizujete svoje vreme:

Postavite prioritete i naučite da kažete „ne”. Svi uspešni preduzetnici znaju koji su im prioriteti i u kom momentu treba da kažu „ne”. Ako dozvolite da vam drugi diktiraju kada i šta da radite, verovatno je da ništa nećete postići. Svoje svakodnevne aktivnosti treba da organizujete tako da one budu u skladu s ostvarivanjem celokupne poslovne strategije.

Postavite jasan raspored. Za uspeh poslovanja ključno je da imate jasan raspored svojih aktivnosti. Zato izaberite sistem koji vam najviše odgovara (agenda, računar, mobilni telefon...) i redovno vodite evidenciju svih sastanaka i obaveza koje imate.

Informacioni sistem

Razvijte informacioni sistem. Pojedinim participantima u vašem poslovanju (akcionari, investitori, dobavljači) potrebne su redovne informacije o stanju i promenama pojedinih aspekata poslovanja, kao i zaposlenima u vašoj firmi. Najlakši način da to obezbedite jeste da razvijete informacioni sistem koji će biti prilagođen datim potrebama. Za ovo vam nije potreban poseban softver, već možete koristiti postojeći MS Office koji nudi veliki broj mogućnosti kroz Exel, Outlook i ostale programe. Olakšan pristup važnim podacima i stalna komunikacija unutar firme i sa vašim partnerima ubrzaće vaše poslovanje. Na ovaj način, uštedećete vreme koje biste potrošili na razne sastanke, izbeći nesporazume i ostati fokusirani na važne stvari, ali ćete i uštedeti novac.

Izbalansirajte tačnost sa fleksibilnošću. U nekim situacijama potrebno je da odstupite od striktnog plana. U situacijama kada je potrošaču potrebno posvetiti pažnju, kada vaš zaposleni prolazi kroz ličnu krizu ili kada dobavljač preispituje vašu mogućnost da platite, potrebno je da ostavite sve druge aktivnosti i da datom problemu posvetite potrebnu pažnju. To može biti od ključnog značaja za uspeh vašeg poslovanja. Ne zaboravite da se nakon rešavanja problema vratite svom pređašnjem planu.

Uzmite neophodan odmor

Ukoliko osetite da ste manje efikasni nego obično i da posustajete u svojim redovnim aktivnostima, uzmite neophodan odmor. Svima je potrebno da napune baterije. Nemojte zanemarivati ovu potrebu, jer ćete postajati sve manje sposobni da izađete na kraj sa svakodnevnim obavezama, a tako ništa nećete postići.

Postoje i neke stvari koje nikako ne bi trebalo da radite ukoliko želite da vreme radi za vas:
Nikako ne bi smeli da se ne pridržavate rasporeda ili obećavate previše. Veliki broj preduzetnika obavezuje se da će uraditi više nego što je u njihovoj moći. Ne zaboravite da mnoge stvari u vašem poslu ne zavise samo od vas. Zato, obećavajte samo ono za šta ste sigurni da možete uraditi i što zavisi isključivo od vas. Za sve ostalo recite da ćete uraditi onoliko koliko je u vašoj moći. Tako izbegavate da se stvori utisak da nedovoljno pažnje posvećujete poslovima.

Ne dozvolite drugima da organizuju vaše vreme i poslove i nikako ne zaboravljajte koji su vam prioriteti. Veliki broj preduzetnika se zaboravi prilikom odgovaranja na spoljne zahteve, i gubi fokus na prioritetima koje su sami postavili. Držite se rasporeda kad god ste u mogućnosti, jer samo tako možete ostvariti poslovne ciljeve.

Budite dopadljivi

Trudite se da se svima dopadnete. Nemoguće je da sve učinite srećnima. Ključ uspeha je da naučite da kažete „ne” nekim zahtevima.

Savremene tehnologije utiču na efikasnije korišćenje raspoloživog radnog vremena. Kako ih iskoristiti? Dobar sistem rada od starta će vas voditi kroz „porođajne” muke. Postavka adekvatne organizacione strukture, uz jasno definisane sisteme komunikacije, oslobodiće vas naknadnih glavobolja. Ne ustručavajte se da automatizujete sve moguće procese, jer je to u startu najlakše. Kasnije, u hodu, teško se menjaju procesi i problemi su gotovo neizbežni. Ma koliko mala ili jednostavna vaša organizacija bila, lakše ćete je obavljati i obučavati nove zaposlene pomoću savremenih tehnologija.

Ne jede mali velikog već brz sporog

Tehnologije koje se koriste u poslovne svrhe svakodnevno napreduju. Pored automatizovanja procesa, najviše se radi na pouzdanosti i bezbednosti podataka, olakšavanju pristupa informacijama i ubrzavanju komunikacije, a o njihovom značaju za uspeh poslovanja govori poslovna poslovica „Ne jede veliki malog nego brz sporog”.

Na primer, softver za elektronsku obradu podataka, promet roba, nadgledanje i upravljanje proizvodnjom, bazom klijenata, računovodstvom i slično, ne predstavlja veliku investiciju (često ne veću od par stotina evra), a znatno vam olakšava poslovanje.

Autor: Radmila Zlatanović

Izvor: e-magazin